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El Departamento de Manejo de Información de Salud es responsable del manejo, procesamiento y custodia de los expedientes médicos correspondientes a los servicios brin-dados a todos los pacientes que acuden a la Administración de Servicios Médicos de Puerto Rico:

✓Sala de Emergencia
✓ Hospital de Trauma
✓ Clínicas Externas

Y a sus instituciones participantes

✓ Hospital Universitario - Adultos
✓ Hospital Universitario Pediátrico
✓ Hospital San Juan

Retención y Disposición de Expedientes - Los expedientes clínicos se conservarán por un período de cinco (5) años, a partir de la última visita del paciente. En el caso de pacientes menores de veintiún (21) años, éste se mantendrá hasta que el menor cumpla los veintidós (22) años de edad. Una vez concluido el período establecido, la facilidad lo mantendrá por cinco (5) años adicionales. Y luego los dispondrá conforme lo establecido por ley. En aquellos casos en que el paciente no ha recibido servicios médico - hospitalarios, por un periodo de diez (10) años y desea mantener su expediente médico puede solicitarlo a la institución. Pacientes que continúan recibiendo servicios y desean conservar el expediente médico original, se les entregará el mismo, según lo dispuesto por ley. Sin embargo el paciente deberá firmar un documento en el cual releva a la institución de la responsabilidad de custodiar el expediente médico y de la integridad de la información contenida en el mismo.

Solicitud de copias del Expediente Médico - Para solicitar copia de un expediente médico, el solicitante debe pasar por el área de Suministro de Información Médica del Departamento de Manejo de Información de Salud, y seguir el siguiente procedimiento:

✓ Cumplimentar un formulario de Autorización para Divulgación en la que se especifica la información que se desea obtener.

✓ De no ser el paciente el solicitante de la Información, deberá traer consigo una autorización firmada por el paciente, junto con una identificación con foto de ambos.

✓ Este proceso tiene un cargo por los servicios de copias de $0.75 por página fotocopiada, en adición a $2.00 por la certificación de las mismas.

✓ El horario para solicitar información médica es de lunes a jueves, de 7:30 a.m. a 3:00 p.m. Se recomienda que los solicitantes se presenten temprano en la mañana; ya que los turnos son limitados.

El tiempo para procesar solicitudes de copias es de 15 días laborables.

Solicitud de Acceso y Enmiendas al Expediente Médico - Bajo la ley HIPAA, los individuos tienen derecho a solicitar acceso, enmiendas o correcciones a su información de salud protegida. Estas solicitudes deben hacerse directamente en el departamento de Manejo de Información de Salud, sección de Suministro de Información Médica. Los casos de acceso, inspección y enmienda se atenderán con cita previa, una vez recibida la solicitud para ello.